ERA BARU MANAJEMEN PTKI: DARI POAC KE PDCA (1)

Oleh: Prof. Nur Syam, Guru Besar UINSA Surabaya

Dunia manejemen memang telah mengalami perubahan yang sangat mendasar. Perubahan ini tentu disebabkan oleh banyak factor, di antaranya adalah perubahan sosial yang sangat cepat bahkan terkadang tidak terduga. Era sekarang disebut sebagai era disruptive. Suatu era di mana banyak orang menjadi tergagap-gagap dalam mengikuti perubahan tersebut. Dan di antara factor yang mengedepan adalah perkembangan teknologi informasi, yang beranak pinak dan terkait dengan Era Revolusi Industri 4.0.

Dunia birokrasi yang selama ini merupakan wilayah yang paling stabil pun juga mengalami goncangan terkait dengan perubahan cepat ini. Sebagai institusi yang memiliki tugas dan fungsi pelayanan public, maka birokrasi pun dituntut untuk menyesuaikan diri dengan perubahan dimaksud. Selama ini dikenal birokrasi itu bekerja lambat, easy going, apa adanya dan alon-alon waton kelakon dalam konteks sebenarnya, maka birokrasi juga harus melakukan perubahan secara mendasar.

Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan juga harus mengikuti perubahan cepat ini, sebab tata kelola institusi pendidikan tinggi tidak melulu urusan akademik, tetapi juga wadah pelayanan publik. Puas atau tidak puas para pelanggan pendidikan tinggi akan diukur dari sejauh mana pendidikan tinggi merespon perubahan sosial yang cepat dan juga tuntutan stake holder yang makin variative dalam kualitas pelayanannya. Makanya, Pendidikan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN) juga harus menyesuaikan diri dengan perubahan ini. Jika tidak ingin terlambat, maka satu kata kuncinya: “lakukan perubahan tata kelola”.

Inilah yang saya sampaikan sebagai pembuka presentasi saya di hadapan para Rektor PTKIN yang tergabung dalam Forum Persemakmuran IAIN Sunan Ampel (27/03/2021), di Aula IAIN Pamekasan, yang dihadiri oleh Rektor IAIN Pamekasan (Dr. Moh. Qasim), Rektor UIN Sunan Ampel Surabaya (Prof.Masdar Hilmy, PhD.), Rektor UIN Maliki Malang (Prof. Dr. Abdul Haris), Rektor IAIN Jember (Prof. Dr. Babun Soeharto), Rektor IAIN Palangkaraya (Prof. Dr. Moh. Ilyasin), Rektor IAIN Tulungagung, (Prof. Dr. Maftuhin), Rektor IAIN Kediri (Dr. Noorhamid), Rektor IAIN Ponorogo (Dr. Evi Muafiyah), Para Wakil Rektor, Para Direktur PPs, Para Kepala Biro dan para pejabat di lingkungan IAIN Pamekasan.

PTKIN harus melakukan perubahan dalam tata Kelola jika ingin survive. Tuntutan masyarakat yang semakin kompleks, tuntutan perubahan dalam kemampuan yang diinginkan oleh generasi milenial, dan juga tantangan era artificial intelligent (AI) dan dunia global tentu mengharuskan para pimpinan PTKIN untuk mengernyitkan dahi berpikir apa yang harus dijadikan sebagai solusi untuk menghadapi perubahan demi perubahan ini. Generasi ke dapan ditandai dengan 4’C (capacity and competency, Critical thinking and problem solving, communications and collaborations), tentu harus dijawab dengan cara khusus dan bukan dengan cara umum dan biasa. Di sinilah makna perubahan tata kelola bagi PTKIN.

Di antara yang harus dilakukan adalah yang saya konsepsikan sebagai: “Dari POAC ke PDCA”. Era Planning, Organizing, Actuating and Controlling sudah berlalu. Madzab yang dikembangkan oleh George R. Terry tahun 1980-an ini sudah dianggap tidak lagi memenuhi tuntutan perubahan yang cepat. Maka semenjak tahun 2000-an dikembangkan satu tata kelola baru, yang disebut sebagai Plan, Do, Check and Action” atau disingkat PDCA. Pola ini dikembangkan seirama dengan semakin menguatnya manajemen baru, yang disebut sebagai Total Quality Management (TQM), yang dikembangkan oleh Joseph Juran, Philiph B. Crosby dan lain-lain, dengan salah satu derivasinya adalah Performance Management atau yang disebut sebagai Manejemen Kinerja.

Sebagaimana diketahui bahwa manajemen kinerja semula diadaptasi oleh dunia perusahaan yang memang membutuhkan keputusan cepat untuk beradaptasi dengan perubahan sosial, namun kemudian seirama dengan Gerakan Reformasi Birokrasi (RB), maka manajemen kinerja juga diadaptasi oleh Birokrasi, termasuk PTKIN. POAC tidak cocok di era Revolusi Industri 4.0. POAC tersebut berjalan linear, misalnya: Perencanaan dulu, lalu mengorganisasikan, menggerakkan dan mengevaluasi sudah ketinggalan. Plan, Do, Check, Action (PDCA) merupakan solusi managerial di era disruptif. Direncanakan, lalu dikerjakan, dievaluasi di dalam implementasi perencanaan dan lakukan perubahan. Pimpinan harus terlibat di dalam pencapaian tujuan bersama.

PDCA juga bukan berarti tanpa kritik. Salah satu di antaranya adalah dari Pimpinan Maybank Indonesia yang menyatakan bahwa kebanyakan penerapan PDCA tidak dibarengi dengan keterlibatan atasan atau pimpinannya. Para staf diharuskan untuk mencapai tujuan institusi tetapi tidak dilakukan upaya bersama untuk mencapai target. Oleh karena itu, disarankan agar para pimpinan selalu terlibat di dalam proses mencapai tujuan dimaksud. (Nur Syam, Friendly Leadership, Kepemimpinan Sebagai Roh Manajemen, LKiS, 2018). Makanya, disarankan agar pimpinan bisa menyelenggarakan acara rutin evaluasi, misalnya dalam bentuk coffee morning.

Era kepemimpinan dan tata kelola harus berubah. Sekarang ini adalah Era menjemput bola bukan dioperi bola. Era memutuskan dengan cepat bukan alon-alon waton kelakon. Era mendengarkan bukan memberikan wejangan. Era berpikir detail bukan general. Era memahami operasional dan bukan konsep. Era bekerja bersama tim dan bukan kerja sendirian. Era melayani bukan dilayani. Era pelayanan optimal dan bukan pelayanan seadanya. Jika digambarkan sekarang bukan era kita ditunggu tamu tetapi kita menyambut tamu. Kita yang mendatangi institusi dan bukan menunggu institusi datang ke kita. Era sekarang dibutuhkan pemimpin yang memiliki mobilitas tinggi dan bukan pemimpin yang terus duduk di belakang meja. Pemimpin tidak boleh malas gerak (mager). Siapa yang mobiltasnya tinggi secara terukur, maka dipastikan dialah yang menguasai jejaring.

Sudah saatnya tata kelola PTKIN bergerak lebih cepat dengan menerapkan prinsip Plan, Do, Check, Action, sehingga ketika terjadi hambatan, tantangan dan gangguan yang menghalangi pencapaian target akan segera bisa dipecahkan bersama. Inilah makna penting kebersamaan antara pimpinan dan staf dan antar staf dengan staf.

Wallahu a’lam bi al shawab.